業務効率化
19 本の記事
レシートをスマホで撮る運用が続くかどうかは、撮った後で決まる
会計ソフトのアプリでレシートをスマホ撮影しても、月末に溜まるのは撮った後を決めていないからです。続く形にするための確認の頻度と、二重計上を防ぐ運用を書きます。
チャットとメールの使い分けは、相手に合わせるしかない
ビジネスチャットの使い分けは、自分の効率だけで決めると連絡が届かなくなります。相手に合わせる前提で、通知に振り回されない設定と記録の残し方を整理します。
AIに文章を校正させるとき、勝手に書き換えられないようにする
AIに文章の校正をさせると、指摘ではなく書き換えが返ってきます。原文を保ったまま問題箇所だけ挙げさせる頼み方と、直すべきでない指摘の見分け方を書きます。
大量のPDFをAIに読ませて、必要な箇所だけ引き抜く
大量のPDFをAIに読み込ませて要約させるとき、探す作業は速くなりますが確認は残ります。渡し方の工夫と、そのまま信じてはいけない部分の見分け方を書きます。
在宅ワークで集中できない原因を、環境から潰す
自宅で作業に集中できないのは意志の問題ではなく、環境と時間設計の問題であることが多い。物理的に手を入れられる箇所を、効果の大きい順に整理しました。
メール対応をAIで軽くする — 任せる範囲と人が見る線
メールの返信をAIで効率化すると処理は速くなりますが、そのまま送ると事故が起きます。定型化できる部分と、送信前に必ず人が確認すべき部分の線引きを整理します。
スプレッドシートの関数を覚えずに、やりたいことを片付ける
スプレッドシートの関数がわからなくても、やりたいことを説明すれば数式が返ってきます。頼み方に含める情報と、返ってきた数式を検証する手順を整理します。
Claude Codeは非エンジニアに使えるか — できることの線引き
ターミナルで動くAIコーディングツールを、コードを書けない人が使う場合の現実。向いている作業、向いていない作業、始める前の準備を整理します。
AI翻訳が得意な文書と、苦手な文書
DeepLなどのAI翻訳は、文書の種類によって精度が大きく変わります。得意な文書と苦手な文書の違い、原文の書き方で結果が改善する話、任せてはいけない場面を整理します。
AI議事録を社内に定着させるための段取り
AI議事録を導入しても運用が決まっていないと数か月で使われなくなります。担当の決め方、参加者への同意、単語登録、議事録の形式まで、先に決めておく項目を整理します。
稼働時間を記録すると、受けるべき案件が見えてくる
見積もりが当たらないのは、過去に同じ作業が何時間かかったかを測っていないからです。フリーランスが稼働時間を記録する続けやすい方法と、そこから見える案件ごとの実質時給について。
個人事業主の経理を自動化する — 会計ソフトの選び方
freee・マネーフォワード・やよいの違いを、確定申告のやり方から逆算して整理。AIに任せられる処理と、必ず人が見るべき処理の線引きも解説します。
営業資料づくりをAIで短縮する — 任せる工程と、自分で決める工程
営業資料の作成をAIで短縮するには、工程を分けて考えます。構成案の生成からデザイン整形までの分担と、任せて品質が落ちない部分・落ちる部分の線引きを整理します。
請求書は発行より、入金確認のほうが手間がかかる
請求書は発行より入金の確認に手間がかかります。照合と未入金の追跡を含めて仕組みにしないと月末が忙しいままです。口座の分離から催促の文面まで、実際に減らせる工程を整理します。
会計ソフトと銀行・カードを連携する前に整えておくこと
会計ソフトに銀行口座やカードをつなぐ前に整えておくことがあります。事業用決済の分離、連携の開始日の決め方、カード払いと引き落としの重複を防ぐ順番を実務の流れで整理します。
コードが書けない人が、毎月の手作業を自動化するまで
プログラミング不要で業務を自動化するには、対象の選び方が先です。失敗しても被害が出ない範囲から始める段取りと、手を動かす前に決めておくことを整理します。
仕事のデータのバックアップを、続く形で用意する
手動でコピーする運用は必ず途切れます。個人事業の規模で続く自動バックアップの組み方、同期とバックアップの違い、そして実際に復元できるかを確かめる手順まで含めて整理します。
個人事業主の顧客管理の方法 — 探せる形で記録を残す
顧客管理ツールを入れる前にやることがあります。記録が探せない状態では、どんなツールを導入しても同じです。個人事業の規模で続く記録の残し方と、書くべき内容の絞り方を整理します。
Notion AIに課金する価値があるのはどんな人か
Notion AIの追加料金を払うべきかを、既存のチャットAIとの重複という観点から判断します。効く使い方と、効かない使い方の線引き。