会計ソフトと銀行・カードを連携する前に整えておくこと

銀行口座とカードを会計ソフトにつなげば、経理が軽くなる。方向としては合っています。ただし、私用の明細が混ざった状態で連携すると、入力作業が確認作業に置き換わるだけです。

連携ボタンを押す前に、明細が入ってきた後の扱いを決めます。

入口を整える話です。

私用と事業用が混ざったまま始めない

同じカードで仕事のサーバー代と休日の買い物を払っていると、すべての明細が候補になります。会計ソフトは用途まで知りません。不要な明細を毎回除外する作業が残ります。

新しい口座やカードを増やすことが常に正解ではありません。すでに持っている決済手段の一つを事業専用に寄せるだけでも分離できます。大事なのは枚数ではなく、境界が説明できることです。

取り込み開始日を先に固定する

過去の明細をどこまで取り込むか決めずに連携すると、すでに手入力した取引と重複しやすくなります。年度の最初から取り込むのか、今月からにするのか。境目を一日で決めます。

境目は一日で固定します。

私は移行日を書いたメモを残します。「この日より前は旧帳簿、この日以後は連携明細」と一行あるだけで、数か月後の確認が楽になります。

過去データを全部入れ直す必要があるかは状況によります。申告に関わる判断は、税理士や税務署などの公式窓口に確認してください。この記事では操作の境界だけを扱います。

最初の一週間は自動登録を急がない

freee会計、マネーフォワード クラウド確定申告、やよいの青色申告 オンラインには、明細を取り込んで処理を助ける仕組みがあります。便利なのは間違いありませんが、最初から登録ルールを増やすと、何が自動で処理されたか追えなくなります。

最初の一週間は候補を目で見る。同じ支払先が同じ用途で続くと分かってからルール化する。遅く見えても、この順番のほうが修正は少ない。

重複は金額ではなく日付も見る

カードの利用日と銀行から引き落とされた日は違います。同じ金額が二つ並んだとき、片方を経費、もう片方を別の経費として登録すると二重になります。

カード利用は未払、銀行引き落としはその精算という関係になることがあります。会計上の扱いは契約や設定で変わるため、ソフトの公式ヘルプと確認先を使います。分からないまま両方を登録しないことが、ここでの判断です。

連携が止まったときに気づける状態にする

金融機関側の仕様変更やパスワード更新で、連携は止まります。予告なく止まることもあります。

厄介なのは、止まったことに気づかないまま数か月が過ぎる場合です。年末に取り込み直そうとして、過去分が取得できる期間を過ぎていた、ということが起きます。

対策は単純で、月次の確認のときに最終取得日を見ることです。ソフトの連携画面に、いつまで取り込めているかが出ています。ここを毎月1回見るだけで、数か月分の取りこぼしを防げます。

金融機関によっては、取得できる明細の期間に制限があります。契約直後に、どこまで遡れるかを確認しておくと安心です。

現金払いは連携では拾えない

口座とカードをつないでも、現金で払ったものは1件も入ってきません。

事業の支出が全部カードなら問題ありませんが、そうでない場合は現金分を別に記録する必要があります。ここが抜けると、経費が実際より少ない状態で申告することになります。

現金払いを減らすのがいちばん確実です。可能なものはカードか口座振替に寄せる。それでも残る分は、レシートを撮って処理する運用と組み合わせます。詳しくはレシートをスマホで撮る運用に書きました。

連携は万能ではなく、拾える範囲が決まっている。 ここを理解していないと、帳簿が合わない原因を探して時間を使うことになります。

連携数を増やすのは月次確認の後

一つの口座を連携し、ひと月分を締める。残高が合い、重複の扱いも分かってから次のカードを足します。

最初から全部つなぐと速そうに見えますが、問題が出たときに原因を切り分けられません。会計ソフト選びより、この導入順のほうが運用を左右します。