チャットとメールの使い分けは、相手に合わせるしかない

「連絡はチャットに統一したい」と思っても、通りません。相手には相手の環境があるからです。

私の場合、Slackを使う取引先、Chatworkの取引先、メールだけの取引先が同時に存在します。これは減らせません。

だから、統一するのではなく散らばる前提で仕組みを作ることになります。

相手が指定したツールを使う

原則はこれです。取引先が使っているものに合わせる。

自分の効率を優先して「メールでお願いします」と言うと、相手の社内で情報が分断されます。結果として、こちらへの共有が遅れたり漏れたりする。連絡が届かないほうが、ツールが増えるより高くつきます。

例外は、記録を残すべきやり取りです。金額、納期、作業範囲の変更。これらはチャットで決まってもメールで確認を送るほうが安全です。チャットは流れて探しにくく、履歴の保存期間に制限がある場合もあります。

通知をどう扱うか

ツールが増えると、通知が増えます。ここを放っておくと、一日中集中が切れ続けます。

私がやっているのは、通知を全部切って、確認する時間を決めることです。

朝、昼過ぎ、夕方。この3回にまとめて全部を見る。緊急の連絡は電話が来るので、それで足ります。

抵抗があるなら、まず音とバッジだけ切るところから。画面に出る通知だけ残しても、注意の奪われ方はかなり減ります。

相手に期待値を伝えておく

即レスをしないなら、そのことを先に伝えておくと摩擦が減ります。

チャットの確認は1日3回程度です。お急ぎの場合はお電話ください。

これを言っておくと、返信が遅いことが不誠実に見えません。むしろ返答の速度が読める相手として扱われます。

言わずに遅いと、相手は不安になります。伝えるかどうかの差は大きい。

未読を溜めない仕組み

複数のツールを見ていると、どこかで未読が溜まります。溜まると見るのが億劫になり、さらに溜まる。

対処として、確認したら必ず何か返すというルールにしています。すぐ答えられないなら「確認して明日returnします」と一言返す。

これで未読が消えるので、次に開いたときに新しいものだけを見ればよくなります。判断を保留したまま未読に残さない。

会議に切り替える判断

チャットで往復が3回を超えたら、話したほうが速いことが多い。

文字でのやり取りは、認識の齟齬に気づきにくい。同じ言葉を違う意味で使っていると、何往復しても噛み合いません。

15分の通話で済むことに、半日かけていることがあります。Zoomのような会議ツールなら、その場でリンクを送って始められる。往復が増えたら切り替えると決めておくと、判断に迷いません。

記録として残すもの

やり取りが複数のツールに散らばると、後から探せなくなります。

決まったことだけは、1か所にまとめておく。 チャットの履歴を頼りにすると、ツールを乗り換えたときに全部失います。

顧客ごとにメモを持っておいて、決定事項を日付とともに書く。これはツールに依存しない形で持っておくほうが安全です。

履歴が消える期間を把握しておく

無料プランのチャットツールには、遡れる期間に制限があることがあります。

決まったことがそこにしか残っていないと、期間を過ぎた時点で消えます。金額や納期の合意が消えるのは、あとから効いてきます。

対策は単純で、決定事項はチャットの外に書くことです。顧客ごとのメモに日付と要点を残しておけば、ツールの制限に左右されません。

有料プランにすれば無制限になる場合もありますが、そのためだけに契約するかは判断が要ります。相手の都合で使っているツールなら、こちらが払う筋合いもない。

相手が退職・異動したときに何が残るか

担当者が変わると、その人とのやり取りだけが手元に残り、後任には引き継がれていないことがあります。

「前の担当者と決めました」と言っても、相手の社内に記録がなければ通りません。金額や範囲に関わる合意は、メールで確認を送っておくほうが安全です。組織として残る形になります。

チャットは速さのための道具で、記録のための道具ではない。この線を引いておくと、後で困りません。

減らせるものは減らす

相手に合わせるのが原則ですが、使っていないツールは解約していいです。

過去の案件で使ったきり放置しているものが溜まっていることがあります。通知だけが来て、誰も見ていない。定期的に見直して、閉じるものは閉じる。

開いている窓口の数だけ、確認の手間がかかります。 必要な窓口だけを開けておく。

各サービスの料金・機能は変更されます。契約前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。