仕事のデータのバックアップを、続く形で用意する

バックアップの話は退屈です。何も起きない限り、やってもやらなくても同じに見える。

ただ、一度でも失うと分かります。私は昔、外付けドライブに入れていた案件データを、そのドライブごと壊して失いました。復旧業者の見積もりを見て諦めた。その日から考え方が変わりました。

手動のコピーは続かない

「月末にコピーする」という運用は、3か月で途切れます。忙しい月末に、緊急性のない作業を続けられる人は少ない。

だから前提はこうなります。自動で取れないバックアップは、存在しないものと考える。

3つの場所に置く

古くから言われている考え方に、データを3つ持ち、2種類の媒体に分け、1つは別の場所に置く、というものがあります。企業向けの話ですが、個人にも落とせます。

個人の規模なら、こう解釈します。

手元のPC。 作業しているデータ本体。

クラウド。 自動で同期されるもの。Google OneやDropboxなど。手元が壊れてもここに残ります。

物理的に別のもの。 外付けSSDなど。クラウドの障害や、誤操作の同期に備えます。

3つ目を軽視しがちですが、意味があります。間違えて削除したファイルは、同期によってクラウド側からも消えます。 同期はバックアップではありません。

同期とバックアップは違う

ここは誤解が多い部分です。

同期は、手元の状態をそのまま反映します。だから削除も反映される。ファイルが壊れたら、壊れた状態が同期される。

バックアップは、過去の状態を保持しているものです。「3日前の版に戻す」ができる。

多くのクラウドサービスにはバージョン履歴の機能があり、一定期間なら過去に戻せます。ただし保持期間には限りがあります。自分が使っているサービスで何日分戻せるかは、一度確認しておいたほうがいい。

何を守るか決める

全部を守ろうとすると容量も手間も膨らみます。優先順位を付けます。

失うと取り返しがつかないもの。 顧客から預かった素材、自分が作った納品物、契約書、会計データ。これは3か所に置きます。

作り直せるもの。 ダウンロードしたソフト、参考資料、キャッシュ。これは守らなくていい。

大きくて更新が少ないもの。 過去案件のアーカイブ。クラウドと外付けの2か所で足ります。

分けておくと、クラウドの容量プランを上げずに済むことが多い。

実際に戻せるか試す

これをやっていない人が大半だと思います。私も長らくやっていませんでした。

バックアップは、戻せて初めてバックアップです。 取れているつもりで、実は対象フォルダが外れていた。暗号化していてパスワードが分からない。復元の手順が分からない。こういう話は珍しくありません。

年に一度でいいので、適当なファイルを1つ復元してみてください。5分で終わります。この5分が、いざというときの数日を守ります。

顧客のデータを預かっている場合

自分のデータより慎重に扱う必要があります。

預かった素材をクラウドに置く場合、契約上の制約がないかを確認する。秘密保持契約があるなら、第三者のサービスに保存することが許されるかを見ておく。

そして、案件が終わったら消す。 いつまでも持っていると、漏洩したときの責任範囲が広がります。納品後の保持期間を決めておくと、判断に迷いません。

最低限これだけ

複雑にすると続かないので、最初はここから。

作業フォルダを1つに決めて、クラウドの同期対象にする。これで手元のPCが壊れても仕事は続けられます。

そのうえで、外付けのドライブを1つ用意して、月に一度つないでコピーする。自動化できるならしたほうがいいですが、月一の手動でも「ない」よりはるかにましです。

完璧な仕組みを設計して実行しないより、雑でも動いているほうが強い。 バックアップに関しては、これが正解だと思っています。

各サービスの料金・容量・機能は変更されます。契約前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。