経費の勘定科目で迷ったときの決め方

初めて確定申告をする年に、いちばん時間を溶かすのがこれです。1件のレシートを前に、通信費か消耗品費かで5分悩む。それが100件あります。

先に結論を書きます。多くの場合、どちらを選んでも大きな問題にはなりません。

なお以下は一般的な考え方の整理です。個別の判断は税務署か税理士にご確認ください。 税務の個別相談は税理士でなければ行えません。

なぜ迷っても大きな問題にならないのか

勘定科目は、事業の支出を整理するための分類です。所得税の計算では、経費の合計額が結果を左右します。

たとえばUSBケーブル代を消耗品費にしても通信費にしても、経費の合計は変わりません。したがって納める税額も変わらない。

だから、迷ったら説明できるほうを選んで先に進むのが実務的です。5分悩んで得られるものが、ほとんどありません。

ただし、守る条件が1つ

毎年同じ科目を使い続けること。

去年は通信費、今年は消耗品費、というように年ごとに変えると、科目ごとの金額が年によって上下します。増減の理由を説明できなくなり、自分でも過去と比べられなくなる。

一貫していれば、多少ずれた分類でも問題になりにくい。逆に、その都度気分で変えるほうが厄介です。

迷いやすい支出の考え方

科目そのものより、どの軸で考えるかを決めておくと迷いが減ります。

その支出が何のためだったかで考えます。「何を買ったか」ではありません。

同じUSBケーブルでも、Web会議のマイクをつなぐために買ったなら通信費寄り、単に消耗品として買い置きしたなら消耗品費寄り、と説明できます。どちらでも通ります。説明が付くかどうかが基準です。

金額が大きいものは別で、10万円以上のものは減価償却の対象になる場合があります。ここは科目の問題ではなく処理方法の問題なので、迷ったら確認してください。

会計ソフトに覚えさせる

ここが本題です。一度決めたら、次からは自分で判断しない状態を作る。

freee会計、マネーフォワード クラウド確定申告、やよいの青色申告 オンラインのいずれにも、取引先ごとに科目を学習する機能があります。

初回に「この取引先はこの科目」と決めれば、2回目以降は自動で提案されます。毎月同じサービスに払っている月額料金なら、初月の1回だけ判断すれば済みます。

つまり迷う回数は、取引先の数だけです。100件のレシートがあっても、取引先が20社なら判断は20回。それ以降は確認だけになります。

初月に丁寧にやる価値があるのはこのためです。

自分用の対応表を作る

学習機能があっても、現金払いや新しい取引先は毎回出てきます。

メモを1つ作って、決めた科目を書き足していってください。会計ソフトの中でも、表計算でも、紙でも構いません。

ドメイン更新料 → 通信費 書籍・技術書 → 新聞図書費 コワーキング利用料 → 地代家賃 打ち合わせの飲食 → 会議費

これがあると、翌年の自分が同じことで迷いません。去年の自分の判断を引き継げるのが、一貫性を保つ最も簡単な方法です。

判断を先送りしていい

どうしても決まらない支出は、いったん「仮払金」や未確定として置いておき、まとめて後で処理する手もあります。

1件で止まって作業全体が進まないほうが損です。10件溜まったところで税務署に電話すれば、まとめて聞けます。相談は無料で、時期を外せば比較的つながります。

ネットで調べて自分の状況に当てはめるより、この電話1本のほうが速くて確実だと思っています。

迷う時間を減らすために

科目を完璧に分類しようとしないでください。目的は正しい分類ではなく、事業の支出を漏れなく記録して、申告を終えることです。

分類の精度を上げても税額は変わりません。記録漏れのほうが影響が大きい。レシートを捨ててしまうことのほうが、科目を間違えることよりずっと問題です。

本記事は一般的な考え方の紹介であり、個別の税務判断を行うものではありません。制度は改正されるため、国税庁の公式情報をご確認ください。会計ソフトの料金・機能も変更されるため、契約前に各公式サイトでご確認ください。