会計ソフトの乗り換えで詰まるところ

先に結論を書きます。期の途中で乗り換えないでください。

会計ソフトの移行で苦労する人の大半が、この一点でつまずいています。年度の区切りで移せば済む作業が、途中で移すと二重管理になります。

なぜ期の途中がだめなのか

年度の途中で乗り換えると、その年の帳簿が2つのソフトに分かれます。決算のときに、どちらか一方に統合する作業が発生する。

統合は、単純にデータを移せば済むものではありません。勘定科目の名称が微妙に違ったり、開始残高の設定が要ったり、消費税の扱いが揃わなかったりする。移行そのものより、この整合を取る作業のほうが時間を食います。

年度が変われば、前年の帳簿は前のソフトに置いたまま、新年度だけ新しいソフトで始められます。前年分は申告が終われば参照するだけなので、置き場所が分かれていても実害が小さい。

引き継げるもの、引き継げないもの

ソフトによって差はありますが、傾向としてはこうなります。

引き継ぎやすいのは、勘定科目の一覧、取引先の一覧、そして仕訳データ（CSV等での書き出し・取り込みに対応していることが多い）。

引き継ぎにくいのは、自動仕訳の学習内容です。「この取引先はこの科目」という学習は、そのソフトの中に溜まったもので、移せません。乗り換えた直後は、また一から覚えさせることになります。

ここが実は最大のコストです。数年使ったソフトほど、乗り換えの負担が大きい。 便利になっている分だけ、その便利さを捨てることになります。

引き継げないのは、固定資産の償却の履歴（手で登録し直すことが多い）、証憑の添付ファイル、過去の申告書のデータです。

乗り換えるべきでない場合

次のどれかに当てはまるなら、私は止めます。

いまのソフトで特に困っていないが、キャンペーンが安いから。これは高い確率で後悔します。学習内容を捨てるコストが、割引を上回ります。

確定申告の直前。時間がないときに移行作業を挟むのは無理があります。

税理士に依頼している。先に税理士に相談してください。 税理士側が対応しているソフトが決まっていることがあり、勝手に変えると相手の作業が増えます。

乗り換える価値がある場合

逆に、移す理由が明確なケースもあります。

いまのソフトでやりたい処理ができない（インボイス対応、特定の連携、複数事業の管理など）。連携したい銀行やカードが対応していない。操作が理解できず、毎年申告のたびに苦労している。

最後のものは軽視しないほうがいい。毎年数時間の苦痛が続くなら、一度の移行コストを払う価値があります。

freee会計は簿記の知識がなくても進めやすい作りで、マネーフォワード クラウド確定申告は連携できる金融機関が多く、やよいの青色申告 オンラインはコストを抑えやすい。どれも無料で試せるので、移す前に画面を触ってから決めてください。

料金・機能・キャンペーンは変更されるため、契約前に各公式サイトでご確認ください。

実際の手順

年度が変わるタイミングで移すとして、順番はこうなります。

まず、旧ソフトで前年度の申告を完了させる。ここが終わるまで新しいほうに触らない。次に、新ソフトで新年度の事業所情報を設定し、開始残高を入力する。開始残高は前年度の決算書から転記します。ここを間違えると以降が全部ずれるので、慎重に。

そのうえで銀行口座とカードを連携し、最初の月だけは仕訳を丁寧に確認する。学習が始まれば、2か月目から楽になります。

旧ソフトはすぐに解約しないでください。 過去データを参照する場面が必ず出ます。少なくとも申告が完了するまでは残しておく。無料プランに落とせるなら落として維持するのが安全です。

移す前にやっておくこと

旧ソフトから、仕訳データと決算書をCSVやPDFで書き出して手元に保存しておいてください。解約後にアクセスできなくなると、取り返しがつきません。

帳簿には保存義務があります。ソフトの中にしかない状態は避けたほうがいい。これは乗り換えの有無にかかわらず、毎年やっておく価値がある作業です。

本記事は一般的な進め方の紹介であり、個別の税務判断を行うものではありません。帳簿の保存要件は改正されるため、国税庁の公式情報をご確認ください。